Bürokonzepte: Von der Arbeitsaufgabe zur räumlichen Gestaltung

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Neue Bürokonzepte sind zahlreich: Die Ideen reichen von Shared Desks mit Co-Working Flair, über flexible Raumkonzepte mit verschiebbaren Elementen, bis hin zum nach wie vor überwiegenden Zellenkonzept. Je moderner die Idee, desto englischer der Begriff. Das moderne Image der neuen Bürokonzepte wird gerne genutzt, um die vielumworbenen neuen Generationen anzulocken. Letztendlich geht es aber nicht nur darum, neue Mitarbeitende zu werben, sondern auch die Arbeit effizient zu gestalten. Und genau dieser Aspekt sollte bei der Planung von Büroflächen im Vordergrund stehen.
Bevor Architekten angeheuert und Umbauten begonnen werden, sollte zunächst definiert werden, wie die Arbeitsaufgabe und – dadurch bedingt – der Arbeitsalltag aussieht. Nur, wenn die Bürogestaltung von der Arbeitsaufgabe ausgehend konzipiert wird, lassen sich auch positive Auswirkungen auf die Arbeitsleistung feststellen. In der Forschung hat sich gezeigt: Es gibt kein Bürokonzept, dass über alle Tätigkeiten hinweg eine bessere Arbeitsleistung hervorbringt. Nur wenn das Konzept passend zur Tätigkeit gewählt wurde, lässt sich eine Verbesserung der Leistung feststellen (Al horr et al., 2016).

Konferenzraum (Pixabay)
Die Zellenstruktur

Für Verwaltungstätigkeiten, die überwiegend allein am Rechner durchgeführt werden, und meist ein höheres Maß an Konzentration erfordern, sind Großraumbüros eine Fehlplanung. Hier kann oft die klassische Bürostruktur mit Einzelbüros punkten (auch Zellenstruktur genannt). Ergänzend sollten hier jedoch Gemeinschaftsräume beachtet werden, beispielsweise ein gemeinsamer Pausenraum oder die klassische Kaffeeküche in einer angemessenen Größe. So wird den Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben, sich von konzentrierten Arbeitsphasen zu entspannen und dabei die Gemeinschaft zu fördern.

Das Smart Office

Kreative Aufgaben, die in wechselnden Teams bearbeitet werden, benötigen ganz andere räumliche Strukturen. Natürlich kommt es auch hier wieder auf die konkrete Aufgabe an. Um Teams flexibel zusammenstellen zu können, sollten die Räumlichkeiten entsprechenden Möglichkeiten aufweisen. Dazu können flexible Raumtrenner eingesetzt werden, oder unterschiedlich große Teamräume in die Bürolandschaft integriert werden. Der Titel dieser Bürolandschaft ist unter Smart Office bekannt.

Shared Desks

Corona hat uns deutlich vor Augen geführt, dass eine Anwesenheit im Büro längst nicht in allen Branchen oder bei allen Tätigkeiten erforderlich ist. Dennoch haben wohl die meisten von uns in den vergangenen anderthalb Jahren den sozialen Austausch zu schätzen gelernt, den wir im Büro ohne größeren Aufwand genießen können. Nicht für alle Mitarbeitenden dauerhaft einen Arbeitsplatz bereit stellen zu müssen, stellt ein größeres Einsparpotential für Unternehmen dar. Ein Lösungsansatz für die Mitarbeitenden wäre das Konzept des Shared Desk, also des geteilten Schreibtischs. Nach dieser Idee hat niemand mehr einen festen Arbeitsplatz, sondern wählt an den Tagen, an denen im Büro gearbeitet wird, einen freien Platz aus. Arbeitsmaterialien können beispielsweise in persönlichen Rollcontainern deponiert werden.

Der Business Club

Eine ähnliche Variante ist das Prinzip eines Business Clubs. Hier bietet das Unternehmen einen Arbeitsplatz außerhalb der Firmenzentrale, an dem beispielsweise Außendienstmitarbeitende oder Mitarbeitenden im Homeoffice bei Bedarf zusammenkommen können.  Im Unterschied zu den klassischen Co-Working Spaces, in denen einzelne Büroplätze zu günstigen Preisen angeboten werden, wird der Business Club nur von den Angehörigen eines einzelnen Unternehmens genutzt.

Und was ist mit dem Großraumbüro?

Das Großraumbüro ist in dieser Aufführung bewusst nicht genannt worden. Die vermeintlichen Vorteile einer stärkeren Kommunikation unter den Mitarbeitenden, und dadurch bedingt eines höheren Austauschs von arbeitsrelevanten Themen, hat sich in Studien mehrfach als falsch erwiesen. Vielmehr konnte festgestellt werden, dass durch die erhöhte Lärmbelastung ein höheres Stresslevel bei Mitarbeitenden in Großraumbüros festgestellt wurde und gleichzeitig die Kommunikation untereinander abnahm. Besonders die Geräuschkulisse, aber auch die Schwierigkeiten hinsichtlich Steuerung von Belüftung und Beleuchtung führen dazu, dass Mitarbeitenden von Großraumbüros vermehrt über gesundheitliche Belastungen klagen.

Der Wandel der Arbeit und die zunehmende Digitalisierung unserer Arbeitswelt zwingt uns dazu, Bürokonzepte zu überdenken und flexibel reagieren zu können. Gerade bei Tätigkeiten, die einen ständigen Einsatz von digitalen Arbeitsmitteln fordern, ist das „Kopf frei“ kriegen ein Aspekt, der nicht außer Acht gelassen werden darf. Auch dafür müssen Ressourcen geschaffen werden, beispielsweise in Form von einladenden Grünflächen.

Über den Autor

Prof. Dr. Magdalena Bathen-Gabriel

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